Contratos06 de novembro de 2026 · 3 min de leitura
Sistema de assinatura digital: como escolher a plataforma certa para os seus contratos
O que avaliar antes de contratar um sistema de assinatura digital ou eletrônica: validade jurídica, confirmação de quem assina, trilha de auditoria e integração.
Quem procura um "sistema de assinatura digital" quase sempre quer a mesma coisa: mandar um contrato pela internet, ver o cliente assinar pelo celular e guardar o documento com validade jurídica, sem imprimir nada. Antes de comparar preços, vale entender o que está sendo comprado e o que separa uma ferramenta boa de uma que só coleta rabiscos na tela.
Assinatura digital ou eletrônica?
No dia a dia os dois nomes viram sinônimos, mas não são a mesma coisa:
- Assinatura eletrônica é o nome geral para qualquer forma de assinar em meio eletrônico com registro de quem assinou. É o que a maioria das plataformas oferece e o que resolve contratos de serviço, propostas, aditivos e termos de aceite.
- Assinatura digital, no sentido técnico, é a feita com certificado digital ICP-Brasil (e-CPF, e-CNPJ). Corresponde à assinatura qualificada da Lei 14.063/2020 e é exigida só em casos específicos, como alguns atos em cartório ou com o poder público.
Se o seu objetivo é fechar contratos com clientes e parceiros, o que você procura é um sistema de assinatura eletrônica. A diferença completa está em assinatura eletrônica ou assinatura digital.
O que avaliar em um sistema de assinatura
1. Como ele confirma quem assinou
É aqui que a validade jurídica se sustenta. Veja se o sistema permite escolher o nível de confirmação no envio, por exemplo:
- Código enviado por e-mail
- Código por e-mail junto do CPF ou CNPJ do signatário
Quanto mais importante o documento, mais forte deve ser a confirmação.
2. O que fica registrado
Uma assinatura vale pelo registro que a acompanha. O sistema precisa guardar:
- Quem assinou, com os dados confirmados
- Data e hora de cada etapa: envio, abertura, confirmação e assinatura
- Uma prova de que o arquivo não foi alterado depois, como um histórico encadeado por hash
3. Se quem assina precisa de conta ou aplicativo
Cada cadastro a mais é um contrato que atrasa. O ideal é o signatário receber um link, confirmar quem é e assinar pelo celular ou pelo computador, sem criar conta.
4. Modelos e variáveis
Se a sua empresa manda o mesmo contrato com nomes e valores diferentes, digitar tudo de novo a cada cliente é onde nascem os erros. Procure modelos com variáveis, em que os dados do cliente e do plano entram sozinhos no documento.
5. Acompanhamento por signatário
"O cliente já assinou?" não deveria virar mensagem no WhatsApp. O sistema precisa mostrar o status de cada pessoa (link enviado, abriu, assinou), permitir reenviar e ter prazo de expiração para o documento não ficar aberto para sempre.
6. O que acontece depois da assinatura
Este é o ponto que mais pesa para empresas de software e de serviços. O contrato assinado é o começo da cobrança e da implantação. Se a assinatura fica numa ferramenta isolada, alguém precisa avisar o financeiro e o time de implantação, e os valores combinados são redigitados em outro lugar.
Pergunte: o sistema conversa com o CRM onde a venda aconteceu e com a cobrança que vem depois?
Checklist rápido
| Pergunta | Por que importa |
|---|---|
| Confirma a identidade de quem assina? | Sustenta a validade jurídica |
| Guarda histórico com data, hora e integridade? | É a prova se houver contestação |
| Quem assina precisa de conta? | Cada cadastro atrasa o fechamento |
| Tem modelos com variáveis? | Evita erro de digitação em nomes e valores |
| Mostra status por signatário? | Acaba com a cobrança por mensagem |
| Integra com venda e cobrança? | O contrato assinado vira receita sem retrabalho |
Onde o NexuSign entra
O NexuSign é o sistema de assinatura eletrônica do Nexu. Ele gera contratos, aditivos e propostas a partir de modelos com variáveis, confirma o signatário por código enviado por e-mail, com ou sem CPF ou CNPJ, mostra o status de cada pessoa e guarda o histórico do documento encadeado por hash. Quem assina não precisa de conta nem de aplicativo.
A diferença está no que vem depois: como o NexuSign faz parte do mesmo sistema do CRM de Vendas, o contrato assinado segue para a cobrança e para a implantação com os valores já combinados, sem planilha no meio.
Para ver o passo a passo de um envio, leia como enviar um contrato para assinatura online.
Conteúdo informativo, não substitui orientação jurídica.
